A informação que compartilha Aqui identificamos o papel da sua organização quando a informação sai ou entra. Assim saberemos o que teria de implementar.
Com os exames laboratoriais, a sua organização… Por exemplo: um hospital que envia amostras a um laboratório externo «solicita»; o laboratório que as processa «realiza».
Realiza-os e entrega os resultados Solicita-os a outros e recebe os resultados Ambas as coisas Não trabalhamos com exames laboratoriais
Com as imagens médicas (raio X, ultrassom, tomografia, ressonância), a sua organização… Realiza os exames e emite o laudo Realiza os exames, mas o laudo é feito por outro: solicita-o e recebe-o Solicita os exames a outros e recebe imagens ou laudos Realiza exames e também os solicita a outros Não trabalhamos com imagens médicas
Com quem precisa trocar informação clínica? Marque todos os que se aplicam, mesmo que hoje a troca seja em papel.
Instituições públicas (sistema público, Ministério da Saúde…) Outros hospitais ou clínicas Laboratórios externos Centros de imagem externos Farmácias Seguradoras Os próprios pacientes Com ninguém por enquanto
Hoje, como essa informação chega ou como a envia? Marque todas as formas que usam, mesmo que de vez em quando.
Em papel ou impresso Por e-mail ou WhatsApp, como anexo Em pen drives, CD ou DVD Acessando o portal ou sistema da outra instituição Os sistemas conectam-se diretamente, com conexões feitas sob medida Os sistemas conectam-se usando padrões (HL7, FHIR, DICOM) Não sei
Os seus sistemas Chamamos «sistema» a qualquer programa onde se registra informação: o prontuário, o faturamento, o laboratório, até uma planilha de Excel compartilhada.
Quantos sistemas diferentes usam para registrar informação de pacientes? Um Entre 2 e 3 Entre 4 e 10 Mais de 10 Não sei
Quais destes têm? Marque todos os que se aplicam.
Prontuário eletrônico Sistema de laboratório Sistema de imagem (RIS ou PACS) Sistema de farmácia Agenda ou marcações Faturamento Sistema administrativo ou ERP Sistemas desenvolvidos pela própria organização Planilhas (Excel) como registro principal Microsoft 365 (Excel, Word, SharePoint, OneDrive) Google Workspace (Planilhas, Documentos, Drive) Outras pastas compartilhadas na nuvem (Dropbox ou outras)
Se os conhece, como se chamam esses sistemas ou quem os fornece? Opcional. Por exemplo: «prontuário da empresa X, laboratório com o sistema Y».
Os seus sistemas comunicam entre si? Não. Cada um funciona à parte e a mesma informação é digitada várias vezes Alguns, exportando e importando arquivos à mão Vários estão conectados com desenvolvimentos sob medida A maioria passa por uma plataforma central de integração Estão integrados e usam padrões (HL7, FHIR, DICOM) Não sei
Existe um documento ou diagrama que mostre que sistemas têm, que dados cada um guarda e como a informação passa de um para outro? A isto chama-se «arquitetura de dados». Não precisa ser formal: um diagrama que alguém mantém atualizado já conta.
Não existe Há algo informal, na cabeça de algumas pessoas Existe, mas está desatualizado Existe, está atualizado e tem um responsável Não sei
Pacientes e profissionais Para que a informação de um paciente chegue completa a outra instituição, ambas precisam ter certeza de que falam da mesma pessoa.
Como identificam um paciente quando chega? Pelo nome Com um número de prontuário próprio da instituição Com um documento de identidade oficial que é conferido Com o documento oficial e, além disso, um identificador próprio da instituição Com o documento e um identificador único que outras instituições também usam Não sei
Verificam os dados do paciente numa fonte oficial, como o registro civil? Não Às vezes, à mão Sempre, à mão Sim, o sistema faz isso automaticamente Não sei
Com que frequência aparecem pacientes com dois prontuários, ou prontuários de duas pessoas misturados? Com frequência Às vezes Quase nunca, e há um procedimento para corrigir Não sei
Como confirmam que um médico ou outro profissional está habilitado para exercer? Ou seja, que está inscrito no seu conselho profissional e ativo.
Não se verifica Só ao contratá-lo, conferindo documentos Verifica-se periodicamente com o conselho profissional O sistema consulta-o num registro de profissionais Não sei
Como registram o consentimento informado do paciente? Não se registra de forma organizada Em papel, arquivado à parte Em papel, digitalizado e anexado ao prontuário Em formato digital dentro do sistema Em formato digital, e outros sistemas podem consultar o que o paciente autorizou Não sei
E como confirmam que esse consentimento foi dado realmente pelo paciente ou pelo seu representante? Não se confirma Com a assinatura à mão Com a assinatura à mão, conferindo e anotando o documento de identidade Assinatura em tablet ou tela, com data e hora registradas Com assinatura digital certificada ou verificação eletrônica de identidade Não sei
Os seus pacientes podem consultar resultados ou informação online? Não, retiram pessoalmente Enviamos por e-mail ou WhatsApp Sim, num portal ou aplicativo próprio Sim, e essa informação também chega a outras plataformas (por exemplo, um prontuário nacional) Não sei
A linguagem clínica Se um hospital escreve «glicemia» e outro «glicose no sangue», uma pessoa entende que é o mesmo, mas um sistema não. Catálogos e códigos padronizados resolvem isso.
Como registram diagnósticos, exames ou procedimentos? Marque tudo o que usam. Se não reconhece as siglas, marque «Não sei»: também é uma resposta útil.
Texto livre: cada profissional escreve à sua maneira Listas ou catálogos próprios da instituição CID-10 para diagnósticos CID-11 para diagnósticos LOINC para exames laboratoriais SNOMED CT Não sei
E como registram os medicamentos? Marque tudo o que usam.
Pelo nome, em texto livre Com um catálogo próprio da instituição ou da farmácia Com um catálogo oficial do país (registro sanitário, formulário nacional) Com a classificação ATC da OMS Com SNOMED CT ou outra terminologia internacional de medicamentos Não sei
Quando a sua lista de exames, diagnósticos ou medicamentos não coincide com a de outra instituição, o que fazem? Ainda não precisamos Uma pessoa traduz à mão a cada vez Temos tabelas de equivalência que alguém mantém Usamos um serviço terminológico centralizado Não sei
Quanto a sua equipe conhece os padrões de vocabulário clínico, como SNOMED CT, LOINC ou CID-11? Não os conhecemos Já ouvimos falar deles Algumas pessoas os conhecem bem Usamos em algum processo Usamos de forma sistemática
A rede nacional de troca A Costa Rica avança para uma rede nacional para que as instituições troquem informação de forma segura, sobre uma plataforma chamada X-Road. Conectar-se envolve questões legais, técnicas e de operação. Não é preciso conhecer a plataforma para responder: cada pergunta explica o que pede.
A sua organização está conectada, ou em processo de se conectar, à plataforma nacional de interoperabilidade (X-Road)? É a plataforma que permite às instituições consultarem informação entre si de forma segura, com permissões e registro de cada troca.
Sim, já estamos conectados Estamos em processo Está nos nossos planos, mas não começamos Conhecemos, mas não consideramos Não a conhecemos Não sei
Nessa rede, a sua organização precisaria… Consultar informação de outras instituições (por exemplo, dados do paciente ou do seu seguro) Oferecer a sua própria informação a outras instituições (por exemplo, resultados, laudos ou marcações) Ambas as coisas Não sei
Têm convênios ou acordos assinados para trocar dados com outras instituições? Na rede, cada troca precisa de uma base legal: um convênio, uma lei ou um acordo que diga que dados se compartilham, para quê e com quem.
Não temos Estamos negociando algum Temos alguns, para trocas pontuais Sim, e cada troca tem definida a sua base legal, os seus dados e o seu responsável Não sei
Os seus sistemas podem oferecer ou consultar informação por meio de serviços web (APIs)? Uma API é uma «porta» pela qual um sistema pede dados a outro de forma automática. A rede nacional só transporta o que passa por essas portas.
Não Só se o fornecedor do sistema as desenvolver, a seu custo Alguns sistemas têm APIs Sim, com APIs próprias documentadas que outros podem usar Sim, com APIs que seguem um padrão como HL7 FHIR Não sei
Onde poderiam instalar e manter ligado o servidor que se conecta à rede? Conectar-se requer um servidor especial (chamado «servidor de segurança») que funcione o tempo todo, com uma conexão estável à internet.
Não temos onde Um fornecedor teria de fazê-lo por nós No nosso centro de dados ou na nossa nuvem, com a nossa equipe Já temos um funcionando Não sei
A sua organização tem certificados digitais em seu nome, não só de pessoas? Para se conectar, a organização e o seu servidor identificam-se com certificados próprios, diferentes da assinatura digital de cada funcionário.
Não temos certificados Só a assinatura digital de algumas pessoas Certificados dos nossos sites e servidores (por exemplo, para https) Sim, certificados em nome da organização, com um responsável por renová-los Não sei
Se outra instituição quisesse consultar os seus dados, quem decidiria se lhe dá acesso, e a que dados? Na rede, cada instituição autoriza uma a uma quem pode consultar cada um dos seus serviços.
Não está definido A equipe de TI, caso a caso A direção, com critério jurídico Há um procedimento com responsáveis jurídicos, técnicos e de proteção de dados Não sei
Uma vez conectados, quem vigiaria a conexão, aplicaria as atualizações e responderia a um incidente? Ninguém definido A nossa equipe de TI, em horário de expediente Um fornecedor, com contrato de suporte Uma equipe com monitoramento e resposta a incidentes 24 horas Não sei
A rede guarda um registro assinado de cada troca. Têm definido por quanto tempo conservá-lo e quem pode revê-lo? Não Em parte Sim, com uma política escrita Não sei
Equipe, mudança e investimento A última parte antes dos seus dados: quem sustenta a tecnologia, como acompanham as pessoas nas mudanças e como pensam financiar os próximos passos.
Quem cuida da tecnologia na sua organização? Ninguém em particular Uma pessoa, entre outras tarefas Uma empresa externa contratada Uma equipe própria Uma equipe própria, apoiada por empresas externas
Que empresa ou empresas prestam esse serviço? Opcional.
Quando implementam um sistema novo, como preparam as pessoas? Não se prepara: cada um aprende no caminho Com uma capacitação pontual Com um plano de capacitação Com um plano de gestão da mudança, com responsáveis e acompanhamento Não sei
Têm definido um investimento em interoperabilidade ou saúde digital? Não, e não sabemos por onde começar Não, mas queremos saber em que e onde convém investir Há orçamento, mas não está claro em que usá-lo Há orçamento e um plano definido
Em que áreas lhes interessa investir? Marque todas as que se aplicam, haja orçamento ou não.
Interoperabilidade com outras instituições Prontuário eletrônico Telemedicina ou portal do paciente Imagens médicas (PACS, visualizador, laudos) Terminologias e catálogos clínicos Assinatura digital de documentos clínicos Cibersegurança Infraestrutura ou nuvem Analítica e indicadores Gestão da mudança e capacitação Conexão à rede nacional de interoperabilidade
Para quando precisam avançar? Nos próximos 3 meses Nos próximos 6 meses Durante o próximo ano Por enquanto estamos só explorando
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