La información que comparte Aquí identificamos qué papel cumple su organización cuando la información sale o entra. Con esto sabremos qué le tocaría implementar.
Con los exámenes de laboratorio, su organización… Por ejemplo: un hospital que envía muestras a un laboratorio externo los «solicita»; el laboratorio que los procesa los «realiza».
Los realiza y entrega los resultados Los solicita a otros y recibe los resultados Ambas cosas No trabajamos con exámenes de laboratorio
Con las imágenes médicas (rayos X, ultrasonido, TAC, resonancia), su organización… Realiza los estudios y emite el informe Realiza los estudios, pero el informe lo hace otro: lo solicita y lo recibe Solicita los estudios a otros y recibe imágenes o informes Realiza estudios y también los solicita a otros No trabajamos con imágenes médicas
¿Con quién necesita intercambiar información clínica? Marque todos los que apliquen, aunque hoy el intercambio sea en papel.
Instituciones públicas (CCSS, Ministerio de Salud…) Otros hospitales o clínicas Laboratorios externos Centros de imágenes externos Farmacias Aseguradoras Los propios pacientes Con nadie por ahora
Hoy, ¿cómo le llega o cómo envía esa información? Marque todas las formas que usan, aunque sea de vez en cuando.
En papel o impreso Por correo electrónico o WhatsApp, como archivo adjunto En memorias USB, CD o DVD Entrando al portal o sistema de la otra institución Los sistemas se conectan directamente, con conexiones hechas a la medida Los sistemas se conectan usando estándares (HL7, FHIR, DICOM) No sé
Sus sistemas Llamamos «sistema» a cualquier programa donde se registra información: el expediente, la facturación, el laboratorio, incluso una hoja de Excel compartida.
¿Cuántos sistemas distintos usan para registrar información de pacientes? Uno Entre 2 y 3 Entre 4 y 10 Más de 10 No sé
¿Cuáles de estos tienen? Marque todos los que apliquen.
Expediente clínico electrónico Sistema de laboratorio Sistema de imágenes (RIS o PACS) Sistema de farmacia Agenda o citas Facturación Sistema administrativo o ERP Sistemas desarrollados por la propia organización Hojas de cálculo (Excel) como registro principal Microsoft 365 (Excel, Word, SharePoint, OneDrive) Google Workspace (Hojas de cálculo, Documentos, Drive) Otras carpetas compartidas en la nube (Dropbox u otras)
Si los conoce, ¿cómo se llaman esos sistemas o quién los provee? Opcional. Por ejemplo: «expediente de la empresa X, laboratorio con el sistema Y».
¿Sus sistemas se comunican entre sí? No. Cada uno funciona aparte y se digita varias veces la misma información Algunos, exportando e importando archivos a mano Varios están conectados con desarrollos a la medida La mayoría pasan por una plataforma central de integración Están integrados y usan estándares (HL7, FHIR, DICOM) No sé
¿Existe un documento o diagrama que muestre qué sistemas tienen, qué datos guarda cada uno y cómo pasa la información de uno a otro? A esto se le llama «arquitectura de datos». No tiene que ser formal: un diagrama que alguien mantiene al día ya cuenta.
No existe Hay algo informal, en la cabeza de algunas personas Existe, pero está desactualizado Existe, está al día y tiene un responsable No sé
Pacientes y profesionales Para que la información de un paciente llegue completa a otra institución, ambas tienen que estar seguras de que hablan de la misma persona.
¿Cómo identifican a un paciente cuando llega? Por su nombre Con un número de expediente propio de la institución Con la cédula o un documento de identidad oficial que se revisa Con el documento oficial, y además se le asigna un identificador propio de la institución Con el documento y un identificador único que también usan otras instituciones No sé
¿Verifican los datos del paciente contra una fuente oficial, como el Registro Civil o la CCSS? No A veces, a mano Siempre, a mano Sí, el sistema lo hace automáticamente No sé
¿Con qué frecuencia aparecen pacientes con dos expedientes, o expedientes de dos personas mezclados? Con frecuencia A veces Casi nunca, y hay un procedimiento para corregirlo No sé
¿Cómo confirman que un médico u otro profesional está habilitado para ejercer? Es decir, que está incorporado a su colegio profesional y activo.
No se verifica Solo al contratarlo, revisando documentos Se revisa periódicamente con el colegio profesional El sistema lo consulta en un registro de profesionales No sé
¿Cómo registran el consentimiento informado del paciente? No se registra de forma ordenada En papel, archivado aparte En papel, escaneado y agregado al expediente En forma digital dentro del sistema En forma digital, y otros sistemas pueden consultar qué autorizó el paciente No sé
¿Y cómo confirman que ese consentimiento lo dio realmente el paciente o su representante? No se confirma Con su firma a mano Con su firma a mano, revisando y anotando su documento de identidad Firma en tableta o pantalla, con fecha y hora registradas Con firma digital certificada o una verificación electrónica de identidad No sé
¿Sus pacientes pueden consultar sus resultados o su información en línea? No, la retiran en persona Se los enviamos por correo o WhatsApp Sí, en un portal o aplicación propia Sí, y esa información también llega a otras plataformas (por ejemplo, el EDUS) No sé
El lenguaje clínico Si un hospital escribe «glicemia» y otro «glucosa en sangre», una persona entiende que es lo mismo, pero un sistema no. Los catálogos y códigos estándar resuelven eso.
¿Cómo registran diagnósticos, exámenes o procedimientos? Marque todo lo que usen. Si no reconoce las siglas, marque «No sé»: también es una respuesta útil.
Texto libre: cada profesional lo escribe a su manera Listas o catálogos propios de la institución CIE-10 para diagnósticos CIE-11 para diagnósticos LOINC para exámenes de laboratorio SNOMED CT No sé
¿Y cómo registran los medicamentos? Marque todo lo que usen.
Por nombre, en texto libre Con un catálogo propio de la institución o de la farmacia Con un catálogo oficial del país (registro sanitario, Lista Oficial de Medicamentos) Con la clasificación ATC de la OMS Con SNOMED CT u otra terminología internacional de medicamentos No sé
Cuando su lista de exámenes, diagnósticos o medicamentos no coincide con la de otra institución, ¿qué hacen? Todavía no lo hemos necesitado Una persona lo traduce a mano cada vez Tenemos tablas de equivalencias que alguien mantiene Usamos un servicio terminológico centralizado No sé
¿Qué tanto conoce su equipo los estándares de vocabulario clínico, como SNOMED CT, LOINC o CIE-11? No los conocemos Hemos oído hablar de ellos Algunas personas los conocen bien Los usamos en algún proceso Los usamos de forma sistemática
La red nacional de intercambio Costa Rica avanza hacia una red nacional para que las instituciones intercambien información de forma segura, sobre una plataforma llamada X-Road. Conectarse implica temas legales, técnicos y de operación. No hace falta conocer la plataforma para responder: cada pregunta explica lo que pide.
¿Su organización está conectada, o en proceso de conectarse, a la plataforma nacional de interoperabilidad (X-Road)? Es la plataforma que permite a las instituciones consultarse información entre sí de forma segura, con permisos y registro de cada intercambio.
Sí, ya estamos conectados Estamos en proceso Está en nuestros planes, pero no hemos empezado La conocemos, pero no lo hemos considerado No la conocemos No sé
En esa red, su organización necesitaría… Consultar información de otras instituciones (por ejemplo, datos del paciente o de su aseguramiento) Ofrecer su propia información a otras instituciones (por ejemplo, resultados, informes o citas) Ambas cosas No sé
¿Tienen convenios o acuerdos firmados para intercambiar datos con otras instituciones? En la red, cada intercambio necesita una base legal: un convenio, una ley o un acuerdo que diga qué datos se comparten, para qué y con quién.
No tenemos Estamos negociando alguno Tenemos algunos, para intercambios puntuales Sí, y cada intercambio tiene definida su base legal, sus datos y su responsable No sé
¿Sus sistemas pueden ofrecer o consultar información por medio de servicios web (APIs)? Una API es una «puerta» por la que un sistema le pide datos a otro de forma automática. La red nacional solo transporta lo que pasa por esas puertas.
No Solo si el proveedor del sistema las desarrolla, a su costo Algunos sistemas tienen APIs Sí, con APIs propias documentadas que otros pueden usar Sí, con APIs que siguen un estándar como HL7 FHIR No sé
¿Dónde podrían instalar y mantener encendido el servidor que se conecta a la red? Conectarse requiere un servidor especial (llamado «servidor de seguridad») que funcione todo el tiempo, con una conexión a internet estable.
No tenemos dónde Un proveedor tendría que hacerlo por nosotros En nuestro centro de datos o en nuestra nube, con nuestro equipo Ya tenemos uno funcionando No sé
¿Su organización maneja certificados digitales a su nombre, no solo de personas? Para conectarse, la organización y su servidor se identifican con certificados propios, distintos de la firma digital de cada funcionario.
No manejamos certificados Solo la firma digital de algunas personas Certificados de nuestros sitios y servidores (por ejemplo, para https) Sí, certificados a nombre de la organización, con un responsable de renovarlos No sé
Si otra institución quisiera consultar sus datos, ¿quién decidiría si se le da acceso, y a qué datos? En la red, cada institución autoriza una por una a quienes pueden consultar cada uno de sus servicios.
No está definido El equipo de TI, caso por caso La dirección, con criterio legal Hay un procedimiento con responsables legales, técnicos y de protección de datos No sé
Una vez conectados, ¿quién vigilaría la conexión, aplicaría las actualizaciones y respondería ante un incidente? Nadie definido Nuestro equipo de TI, en horario de oficina Un proveedor, con un contrato de soporte Un equipo con monitoreo y respuesta a incidentes las 24 horas No sé
La red guarda un registro firmado de cada intercambio. ¿Tienen definido cuánto tiempo conservarlo y quién puede revisarlo? No En parte Sí, con una política escrita No sé
Equipo, cambio e inversión Lo último antes de sus datos: quién sostiene la tecnología, cómo acompañan al personal en los cambios y cómo piensan financiar los próximos pasos.
¿Quién se encarga de la tecnología en su organización? Nadie en particular Una persona, entre otras tareas Una empresa externa contratada Un equipo propio Un equipo propio, apoyado por empresas externas
¿Qué empresa o empresas les dan ese servicio? Opcional.
Cuando implementan un sistema nuevo, ¿cómo preparan al personal? No se prepara: cada quien aprende sobre la marcha Con una capacitación puntual Con un plan de capacitación Con un plan de gestión del cambio, con responsables y seguimiento No sé
¿Tienen definida una inversión en interoperabilidad o salud digital? No, y no sabemos por dónde empezar No, pero queremos saber en qué y dónde conviene invertir Hay presupuesto, pero no está claro en qué usarlo Hay presupuesto y un plan definido
¿En qué áreas les interesa invertir? Marque todas las que apliquen, haya presupuesto o no.
Interoperabilidad con otras instituciones Expediente clínico electrónico Telemedicina o portal del paciente Imágenes médicas (PACS, visor, informes) Terminologías y catálogos clínicos Firma digital de documentos clínicos Ciberseguridad Infraestructura o nube Analítica e indicadores Gestión del cambio y capacitación Conexión a la red nacional de interoperabilidad
¿Para cuándo necesitan avanzar? En los próximos 3 meses En los próximos 6 meses Durante el próximo año Por ahora solo estamos explorando
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